“When,Who,What”——从小学作文到文件命名规则

  • 2019年07月06日
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小学时,语文老师要求每天写一篇日记,还以“时间、地点、人物、事件”几大要素的完备程度打分……于是每晚玩儿够了,睡觉前开始例行胡编乱造,悲惨的日子不堪回首。

20 年后做了编辑,同时经手的书稿最多时曾经接近 50,每一本书都会产生大量的文件,合同、书稿、作者意见、修改建议、往来邮件、校样、封面设计文件、印刷文件……每一类文件还会有诸多版本。

经历了入行初期的混乱,经手了几部现在回想起来凌乱不堪的书,在慢慢摸索中找到了适合编辑业务的文件命名与整理规则,倒是和小时候语文老师的要求——“时间、地点、人物、事件” 有几分相似(此处致谢语文老师)。

业务文件是业务流程关键节点的记录,是对工作内容的整理。如果没有规范的文件命名规则和良好的文件整理习惯,大量的凌乱的文件只会带来巨大的整理、搜索时间代价。

一个好的文件命名与整理规则应该做到:规则明确,整理工作带来的时间成本最低、收效最高,方便搜索。

1. 什么样的文件需要归档

首先需要明确的是,保留与删除文件的标准,这个标准要根据岗位职责和工作内容确定。

与封面设计公司敲定3个封面设计方案,交给作者选择,这3个方案需要归档。

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与作者沟通修改意见,往来的邮件需要归档。

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填了一份报销单,由于对部分内容不确定,先发给财务咨询,那么在正式提交报销申请后,这份发给财务咨询的并非最终文件的报销单属于临时文件,不需要归档。

有了归档的原则,一定要严格执行,把工作文件以尽可能高的频率、尽快地转移到制定存放位置。那种在桌面上或者“我的文档”堆满工作文件的做法绝不可取。

2. 定义符号

给文件名添加预先定义的适当的符号,可以方便归类、加快搜索。

首先需要了解的是,在 Windows 10 系统,文件名不可使用的符号有:\,/, :,*,?,”(英文右引号),< >,| 。

接下来需要知道怎么输入符号。

对于搜狗输入法用户,可以在设置中查看或自定义输入法自带的“符号大全”快捷键(默认是 Control + Shift + Z)。调出“符号大全”,可以点选输入符号。

对于 Windows 10 用户,强烈推荐不安装第三方输入法,因为微软开发的 Windows 10 系统自带中文输入法的功能相比之前的系统有了很大的提升,已经相当完善。使用系统自带输入法时(中文环境),可以按 uuxh 调出序号,按 uuts 调出特殊符号,按 uujh 调出几何符号,选择合适的符号输入即可。(此外,uudw 调出常用单位,uubd 调出标点,uusx 调出数学符号,uuzm 调出日文字符、希腊字母。)

最后,根据输入方便、符号清晰、定义明确的原则,选择在文件命名规则中使用的符号,赋予特定的含义。

例如:用“_”定义文件名主部分的分割,用“#”定义标签,用“☆”、“★”(搜狗输入法和 Win 10自带输入法中,输入 wjx 即出现)定义优先级,用“@”定义文件接受自何人,用“○”定义搁置,用“✔”定义已完成,用“✘”定义中止,用“→”定义文件接收方。

特别注意:不同操作系统允许使用的符号并不完全相同,如果工作中较多地处于协同办公环境或是网络办公环境,一定要与同事、IT 部门沟通哪些符号不可用。

对于已经确定了的文件命名常用符号,如果每次都用搜狗输入法的符号大全寻找并点击,或者用系统自带输入法按 uuxx 结合“=”、“-”翻页查找,效率难免底下。对这种情况,可以用自动改写软件,或者写 AutoHotKey 脚本实现快捷输入(后续计划开AutoHotKey 专栏详细介绍)。

3. 选择适合的文件命名规则

3.1 主题分类法

朱编辑对 PPT 制作很感兴趣,平日上下班路上搜集各类素材和灵感,可以按照类别、属性整理素材。

在文件夹名称中添加序号(1、2、……或A、B……或日期),可以充分利用系统文件排序功能,让文件以特定的顺序呈现,方便整理和查找。

3.2 时间分类法

财务需要按月统计财务报表,可以把财务报表统一放在“财务报表”文件夹下,按201X01_财务报表、201X02_财务报表、……、201X12_财务报表命名。

既然文件夹名称已有“财务报表”,每月的财务报表是否可以只用“年+月”命名呢?

答案是不可以。因为对于文件名,要做到即便单独将文件挪到其他位置,也能通过文件名了解这个文件包含什么内容;此外,如果电脑中不同类别的文件,用的都是“201X01”这样的文件名,搜索的时候会出现多个同名结果,造成新的麻烦。

3.3 项目分类法

法务需要对整个公司的签订的各类合同扫描件进行整理,可以按照合同相对方、合同内容分类,XX公司_XX合同、XX集团_XX协议。

3.4 体系分类法

体系分类法实际上是系统化的、高级的主题分类法。

图书馆采用的中国图书馆分类法,按照图书的内容、形式、体裁和读者用途等分类。T 为工业技术,U 为交通运输。在 T 大类中,TU 为建筑科学。TU 类中,TU-0 为建筑理论,TU-4为土力学、地基基础工程,TU-8为建筑艺术。

3.5 综合分类法

更多情况下,文件命名不能单单使用上述 4 种分类法,而是要结合工作流程和内容,综合几种不同的分类法。

以朱编辑的工作文件夹为例:

4 怎样搜索文件

相比于龟速的 Windows 自带搜索功能,推荐使用 Everthying。Everything 使用起来比较简单,官网有详细的中文使用指南,此处不展开(后续计划写一篇 Everything + 正则表达式的教程)。

一条回应:““When,Who,What”——从小学作文到文件命名规则”

  1. Avatar 一刀说道:

    分类不错,学到了

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